文件分類管理

1. 點選左側 設定。

2. 點選 文件分類管理。

   

關鍵字使用列表

顯示 部門 設定的關鍵字以及啟用狀態，可以了解哪一些關鍵字已經被使用。

搜尋關鍵字

若設定的關鍵字較多，不易直接找到時，可在搜尋框輸入文字進行查詢，列表將動態更新。

關鍵字設定

1. 要先 選擇部門 才能夠設定關鍵字。

   

2. 除了 法務部 和 未分類 是由系統預設分類之外，其他部門可以自行定義關鍵字，進行分類。

文件分類規則

透過自定義的關鍵字，可以更靈活的客製化文件分類，這些規則決定了文件如何自動歸類到相應的部門。

1. 文件第一頁開頭通常為文件的標題，我們透過標題來判斷文件應歸屬哪個部門。
2. 設定部門特定的關鍵字，當掃描的文件標題包含這些關鍵字時，系統會自動將文件歸類到相應位置。

案例說明

• 案例 1：可設定一個以上的關鍵字，建立詞組進行分類

  • 設定財務部的文件分類關鍵字為 ["財務報表", "年度"]
  • ["財務報表", "年度"] 為一個詞組
  • 當掃描的文件標題 同時 包含 "財務報表"和"年度"時，就會歸類到財務部
  • 例如:
    • "本年度財務報表" → 歸類到財務部 (因為同時包含兩個關鍵字)
    • "公司財務報表初稿" → 不歸類 (只有一個關鍵字)
    • "年度總結報告" → 不歸類 (只有一個關鍵字)

• 案例 2：可設定多個詞組，符合任一詞組進行分類

  • 設定財務部的文件分類關鍵字為 [["財務報表", "年度"], ["電子發票證明聯"]]
  • 第一個詞組為 ["財務報表", "年度"]
  • 第二個詞組為 ["電子發票證明聯"]
  • 當掃描的文件標題符合 任一詞組條件 時，就會歸類到財務部
  • 例如:
    • "本年度財務報表" → 歸類到財務部 (符合第一組詞組條件)
    • "公司電子發票證明聯" → 歸類到財務部 (符合第二組詞組條件)
    • "年度總結報告" → 不歸類 (不符合任何條件)

新增文件分類規則

1. 點擊 新增文件分類規則 的文字連結。

   

2. 開啟 新增文件分類規則 視窗。

   

3. 輸入分類的關鍵字。

   

4. 輸入完畢後，按下 Enter，關鍵字會變成標籤樣式。

   

停用文件分類規則

• 如果分類規則暫時不用，可以點選 是否啟用 按鈕，讓該分類規則暫時失效。

  

編輯文件分類規則

• 如果需要變更分類的關鍵字，可以點選 編輯 圖示，開啟 編輯文件分類規則 視窗。

  

• 可以新增或刪除關鍵字，修改原有的關鍵字詞組內容。

  

刪除文件分類規則

• 如果確定不會再使用，可以點選 刪除 圖示，即可刪除。

  

特定文件分類

QR Code 是特定文件分類的依據，分類流程如下

1. 啟用公司 FTP 之後，獲得帳號與密碼，至事務機設定 FTP。
2. 可以自行設定 QR Code 的指定位置。
3. 到部門管理下載 QR Code，加到文件的指定位置。
4. 系統會根據指定位置掃描 QR Code 後，自動將文件歸類到對應的部門。

啟用公司 FTP

點擊啟用公司 FTP 的按鈕會自動新增公司 FTP 帳號。

成功啟用後，會獲得公司 FTP 的帳號跟密碼，可以複製帳號和密碼之後，前往事務機進行設定。

注意：密碼僅能檢視與下載一次，請務必保管密碼。

重新產生公司 FTP 帳密

密碼僅在建立帳號時提供，如果忘記密碼，可以點選重新產生帳密的按鈕，再使用新的帳號密碼至事務機設定，點擊按鈕後會出現是否確定重新產生的提示。

注意：重新產生帳密後，事務機的原先 FTP 設定將會失效，需要再次至事務機設定。

設定 QR Code 位置

可以選擇特定位置，將會依照該位置的範圍去掃描公司文件內的 QR Code，執行文件分類。

備註：QR Code 可於各部門下載。

刪除公司 FTP

若不需要特定分類功能，可以在最下方可以選擇刪除公司 FTP 帳號，點擊按鈕後會出現是否確定刪除的提示。

注意：刪除 FTP 帳號後，事務機的原先 FTP 設定將會失效，需要再次至事務機設定。